In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein traditionelles Mittelstandsunternehmen mit Microsoft Business Central die radikale Wende von analogen Faxlösungen zur digitalisierten, automatisierten Zukunft geschafft hat.
- Warum Datenqualität und Projektleitung für ERP-Einführungen entscheidend sind
- Welche Herausforderungen und Lösungen die SIMPEX GmbH erlebt hat
- Wie Digitalisierung, Automatisierung und KI nachhaltig den Mittelstand stärken
Von Postkisten und Faxgeräten zur digitalen Zeitenwende
Sind Sie bereit für einen Blick hinter die Kulissen? Als ich 2021 die SIMPEX GmbH übernahm, trat ich eine Zeitreise an: Papierbasierte Prozesse, doppelt und dreifach gedruckte Unterlagen und zwei Computer pro Arbeitsplatz - einer fürs Internet (kaum genutzt), einer für Warenwirtschaft und Dateiablage. Dokumente wurden gescannt, per USB-Stick wanderten Belege durch die Firma. Das Warenwirtschaftssystem? Ein Überbleibsel von Windows 3.11-Zeiten. Kurzum: Digitalisierung steckte bei SIMPEX fest im Postkasten.
Welche Hürden stehen zwischen Tradition und digitaler Zukunft?
Der Wandel startete mit einer klaren Erkenntnis: Wir müssen (fast) alles neu denken! Doch der Weg zur modernen IT-Welt mit Glasfaser, Microsoft 365 und Business Central war gepflastert mit unerwarteten Herausforderungen:
- Althergebrachte Arbeitsweisen: Digitales Know-how war rar, Papier Alltag.
- Datenwirrwarr im System: Kein Überblick, keine echte Lagerbewegung.
- ERP-Projekt: Keiner hatte Vorerfahrung.
- Zeitdruck: Nur ein Jahr Support für die alte Software.
- Straffes Timing: Vier Monate bis zur neuen Lösung samt Betriebsurlaub.
Mut zum Handeln: Warum der schnelle Go-Live manchmal die beste Option ist
Alle Berater warnten: „Bloß nicht zu früh live gehen, Ihr seid nicht bereit!“ Wir taten es dennoch – ein berechenbares Risiko. Die erste Woche war turbulent, aber nach sieben Tagen lief das System. Statt weiter im Analogen zu verharren, liefen wir los und zogen konsequent nach. Der Mut hat sich ausgezahlt, auch wenn die ersten grauen Haare nicht lange auf sich warten ließen.
Was wir aus unserer Business-Central-Transformation mitgenommen haben
Hier die zehn wichtigsten Erkenntnisse, die Ihnen jede ERP-Einführung erleichtern könnten:
- Datenbereinigung ist das A und O. Wer mit schlechten Daten startet, zahlt später drauf.
- Ein erfahrener Projektleiter ist Pflicht. Ohne das Bindeglied zwischen IT, Prozessen und Menschen geht es nicht.
- Die Ziele müssen klar sein. Cloud, Skalierbarkeit, Mandantenfähigkeit, Microsoft-365-Kompatibilität: Das ist kein Wunschkonzert, sondern Mindestanforderung.
- Das Team abholen. Schulungen, Geduld und der Aufbau interner Wissensdatenbanken sind Gold wert.
- Steuerberater und ERP-Berater müssen Hand in Hand arbeiten. Buchhaltungslogik darf kein blinder Fleck bleiben.
- Skeptisch sein, auch gegenüber Beratern. Kein Experte kennt Ihre Abläufe so gut wie Sie selbst.
- Mindestens ein Softwareentwickler ist unerlässlich. Die cleversten Verbesserungen entstehen oft direkt im Unternehmen.
- Den Standard so weit wie möglich nutzen. Eigene Erweiterungen? Nur minimalinvasiv und rückbaubar.
- Automatisierung als Ziel begreifen. Ergänzen Sie Lücken durch eigene Tools oder optimieren Sie mit kleinen Erweiterungen.
- Früh starten, flexibel nachjustieren. Den perfekten Go-Live gibt es nicht – aber Fortschritt entsteht durchs Machen.
Unsere wichtigsten Erweiterungen und Add-Ons für Business Central
Damit der Übergang von der Papierwirtschaft zur digitalen Prozesskette gelingt, nutzen wir bei SIMPEX bewährte Erweiterungen und eigene Entwicklungen:
- 365 business development Find & Replace
- 365 business development Print Agent
- Commerce 365 for Sendcloud
- Continia Document Capture
- Power BI Insights Connector
- SIERVERS Datev-Schnittstelle
Eigene Entwicklungen bei SIMPEX:
- Interner Status für Einkaufs-, Verkaufs- und Montagedokumente
- Mehrsprachige Berichtslayouts
- Automatisierter E-Mail-Versand für Einkauf und Verkauf
- APIs für Power Automate
- Vieles mehr – agil, pragmatisch, zukunftsorientiert
Die Zukunft: Digitale Lebenswerke sichern
Heute steht SIMPEX in den Startlöchern: Klare Datenstrukturen, echte Automatisierung und ein Team, das Digitalisierung lebt. Das Ziel? Synergien in einer Gruppe, in der Shared Services – ob Personal, IT oder Marketing – und standardisierte Prozesse dazu beitragen, Unternehmen jeder Größe zukunftssicher aufzustellen. KI-gestützte Automatisierung und smarte Workflows runden das Bild ab.
Die Lehre aus all dem: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie ist die Chance, Unternehmen nachhaltig zu transformieren. Mut, Klarheit und Zusammenhalt sind die Zutaten, um Lebenswerke nicht nur zu bewahren, sondern weiterzuentwickeln – für eine erfolgreiche, digitale Zukunft.
Fazit: Digitalisierung braucht Mut, Teamgeist – und das richtige System
Unsere Reise beweist: Auch der traditionsbewusste Mittelstand kann zum Vorreiter digitaler Transformation werden, wenn Mut, Klarheit und der Wille zur Veränderung die treibenden Kräfte sind. Business Central ist dabei der perfekte Begleiter, um aus alten Lebenswerken Unternehmen von morgen zu formen. Weitere Inspiration finden Sie bei unserem Partner SPOTS Business Software Solutions.
Über den Autor
Benjamin Storm führt die SIMPEX GmbH seit 2021 mit frischem Wind, klarer Vision und dem Mut, digitale Transformation auch gegen den Strom voranzutreiben. Sein pragmatischer Blick und seine Begeisterung für Innovation machen ihn zur Inspiration für Unternehmer, die Zukunft aktiv gestalten wollen.
FAQ - Häufige Fragen zu Business Central
Warum ist Business Central für den Mittelstand besonders geeignet?
Business Central ist modular, cloudbasiert und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen. So wächst das System mit Ihrem Unternehmen.
Welche Vorbereitungen sind für eine erfolgreiche Einführung nötig?
Zu den wichtigsten Vorbereitungen zählen die Bereinigung und Strukturierung der Ausgangsdaten, die klare Definition von Zielen und Schulungen für das Team.
Können bestehende Prozesse individuell angepasst werden?
Ja, Business Central ermöglicht individuelle Erweiterungen und Anpassungen, sollte jedoch standardnahe Prozesse bevorzugen, um die Wartbarkeit zu sichern.
Wie lange dauert eine ERP-Einführung im Mittelstand?
Je nach Komplexität der Organisation kann die Einführung in wenigen Monaten umgesetzt werden – bei klarem Projektplan und engagiertem Team.
Welche Rolle spielt KI in der Zukunft des Mittelstands?
KI eröffnet neue Möglichkeiten für Automatisierung, Datenanalyse und effiziente Kommunikation. Zunehmend wird sie zum Standardwerkzeug.
Wie kann SIMPEX bei der digitalen Transformation unterstützen?
SIMPEX teilt Erfahrungen, Know-how und praxisnahe Lösungsansätze für Digitalisierung, Automatisierung und Unternehmensnachfolge im Mittelstand.